سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ اغلب امور دفتری و اداری زیادی دارند و برای انجام این امور به استخدام کارمند اداری و منشی نیاز پیدا می‌کنند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، رسیدگی، هماهنگی و سازماندهی این امور است تا همه‌چیز با نظم و سرعت پیش برود و دیگر کارکنان بتوانند با خیال راحت بر وظایف تخصصی خود تمرکز داشته باشند.
کارمند اداری از آن دست مشاغلی است که نیاز به تحصیلات خاص و بالایی ندارد و تنها کافی است فرد با روند اداری سازمان محل کارش آشنایی پیدا کند. با این حال، سازمان‌ها و کارفرماها برای جذب کارمند اداری و منشی، به مهارتهای فردی خاصی توجه دارند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، مهارت در سازماندهی و نظم است.
با پیشرفت و رشد سریع فناوری و دیجیتالی شدن بسیاری از کارها، نیاز به کارمندان اداری نیز به مروز زمان کاهش پیدا خواهد کرد. با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران که کاغذبازی و بروکراسی اداری هنوز با خدمات دیجیتال جایگزین نشده، نیاز به استخدام کارمند اداری و منشی تقاضای زیادی دارد.
در این مقاله جاب ویژن قصد داریم در مورد شرایط، تحصیلات و مهارتهای مورد نیاز برای استخدام کارمند اداری صحبت کنیم و بازار کار و دورنمای شغلی این موقعیت کاری را با یکدیگر بررسی کنیم.
کارمند اداری چه وظایف و کارهایی را باید در سازمان بر عهده بگیرد؟
کارمندان اداری هم مثل سایر مشاغل در سازمان‌های بزرگ دارای سطوح شغلی مختلفی هستند که وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها با هم متفاوت است. به این ترتیب شرح دقیق وظایف کارمند اداری تا حد زیادی به زمینه فعالیت و اندازه سازمان و شرکت وابسته است. با این حال، به طور کلی می‌توانیم چارچوب کلی وظایف شغلی کارمند اداری را به شرح زیر بیان کنیم:
پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل
کپی و پرینت از اسناد مختلف
سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
هماهنگی سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
رزرو اتاق‌های جلسات و کنفرانس
همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
هماهنگی قرارهای ملاقات
آماده‌سازی صورت‌های مالی
رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی
تقاضا و نیاز برای جذب کارمند اداری در حال حاضر چقدر است؟
با بررسی آگهی‌های استخدام کارمند اداری در سایت جاب ویژن متوجه می‌شویم که در حال حاضر نیاز سازمان‌ها به جذب کارمند اداری، نسبتا بالاست. با این حال، با توسعه اتوماسیون اداری و دیجیتالی شدن بسیاری از کسب و کارها، احتمالا نیاز به کارمندان اداری در سال‌های آینده، شدیدا کاهش پیدا خواهد کرد. احتمالا بسیاری از سازمان‌ها مجبور به تعدیل نیرو می‌شوند یا اینکه به استخدام منشی یا استخدام کارمند نیمه وقت، اکتفا می‌نمایند.
اگر می‌خواهید به عنوان کارمند اداری، فرصت‌های اشتغال خود را از دست ندهید، توصیه می‌کنیم حتما مهارتهای تخصصی خود را افزایش دهید. مهارتهای IT مهم‌ترین مهارت‌هایی هستند که باعث تضمینن اشتغال شما در آینده می‌شوند. مهارتهای نرم‌افزاری، به ویژه نرم‌افزارهای تخصصی مثل نرم‌افزارهای حسابداری و تحلیل آماری، شانس استخدام شما را به عنوان کارمند اداری افزایش می‌دهند. با توجه به اینکه بخش زیادی از امور اجرایی سازمان‌ها در آینده‌ای نزدیک از طریق وبسایت‌ها انجام می‌شوند، آشنایی با سیستم‌های مدیریت محتوا مثل وردپرس، امتیاز ویژه‌ای برای یک کارمند اداری به حساب می‌آید.
شرایط کاری و محیط فعالیت کارمندان اداری
حجم کاری کارمند اداری یا منشی به اندازه سازمان و نوع فعالیت آن بستگی دارد و در هر شرکت و کسب و کاری ممکن است متفاوت باشد. بعضی از سازمان‌های متوسط که در حال رشد و پیشرفت هستند معمولا حجم کاری زیادی برای کارمندان اداری دارند. زیرا درآمد این سازمان‌ها برای به‌خدمت‌گیری تعداد زیادی کارمند اداری، چندان بالا نیست و یک نفر باید تمام امور را انجام بدهد. با این حال، میزان درامد این کارمندان از منشی‌ها که معمولا حجم و ساعات اداری کمتری دارند، بالاتر است.
در سازمان‌های بزرگتر، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص شده و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم شده است. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی اختصاصی هستند.
کارمند اداری به چه تحصیلات و مدارکی نیاز خواهد داشت؟
از آن جا که موقعیت‌های شغلی منشی و کارمند اداری، مشاغل عمومی محسوب می‌شوند به تحصیلات بالایی نیاز ندارد و هر کارجویی بدون تحصیلات دانشگاهی، به شرط آشنایی با روندهای سازمانی، می‌تواند برای فرصت‌های شغلی منشی یا کارمند اداری رزومه ارسال کند.
با این وجود، اکثر کارفرمایان در جذب و گزینش کارمند اداری، داشتن حداقل مدرک لیسانس در رشته‌های مرتبط علوم انسانی مانند مدیریت، کسب و کار، حقوق و … را جزء شروط الزامی استخدام در نظر می‌گیرند. پیشرفت در این شغل، وابستگی چندانی به مدرک تحصیلی شما ندارد و صرفا براساس تجربه و مهارتهای مورد نیاز است.
مهارت‌ها و ویژگی‌های فردی مورد نیاز برای موفقیت کارمندان اداری
کارمندان اداری برای انجام امور دفتری نیازمند مهارتهای تخصصی بالایی نیستند؛ اما لازم است مهارتهای فردی خاصی داشته باشند تا به خوبی از پس وظایف شغلی اداری بربیایند. به طور کلی، واحدهای منابع انسانی سازمان‌ها در جلسه مصاحبه برای استخدام کارمند اداری، توجه زیادی به مهارتهای فردی زیر دارند:
مهارت در ارائه گزارش و توجه به جزئیات
توانایی پذیرش و درک دستورالعمل‌های داده شده
قابل اطمینان بودن و صداقت
مهارتهای مدیریت پروژه
مهارتهای کلامی و ارتباطی قوی
پاسخگویی مناسب به تماس‌های تلفنی
توانایی در مدیریت فشار و اولویت‌بندی کارها و حجم کاری
توانایی کار تیمی
توانایی برنامه‌ریزی و زمانبندی کارها
البته در برخی سطوح شغلیِ اداری، علاوه بر مهارتهای نرمی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، به مهارتهای سخت و تخصصی هم نیاز است.
جمع بندی
شغل کارمند اداری و همین طور منشی گری به تحصیلات دانشگاهی خاصی نیاز ندارد و با داشتن مدرک لیسانس در هر رشته‌ای می‌توانید فعالیت خود را شروع کنید. با این حال، تجربه و کسب مهارتهای لازم، حرف اول را در پیشرفت به عنوان کارمند اداری می‌زند.
تمامی سازمان‌ها و کسب‌وکارها با هر اندازه و تعداد پرسنل، برای پیشبرد سریع و منظم کارهای دفتری و اداری، به استخدام کارمند اداری و منشی نیاز دارند. وظایف اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها به طور کلی انجام کارها و امور دفتری و کاغذبازی‌های روزانه سازمان است. بنابراین، دیگر کارکنان که وظایف تخصصی‌تری را به عهده دارند، می‌توانند تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار دهند.
Comments